Organisasi Proyek

 Organisasi Proyek

 Pengertian Umum

·      Organisasi dalam arti statis

Organisasi adalah satu wadah bagi sekelompok orang untuk melakukan kegiatan bersama dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan

·      Organisasi dalam arti dinamis

Organisasi adalah suatu aktivitas/kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang telah mengikatkan diri dalam organisasi baik yang bersifat formal maupun informal.

          Berdasarkan pengertian di atas maka dapat diketahui ciri-ciri/karakteristik dari organisasi yaitu:

1)        Ada suatu kelompok orang tertentu

2)        Ada kegiatan yang berbeda tapi satu sama lain saling berkaitan sehingga merupakan kesatuan usaha/kegiatan

3)        Ada pembagian tugas, tanggung jawab, wewenang, koordinasi dan pengawasan

4)        Setuiap anggota kelompok memberikan sumbangan usaha/tenaga

5)        Ada suatu tujuan tertentu

Bentuk/Tipe Organisasi

         Sebelum berbagai bentuk organisasi perlu dikemukakan bahwa kita tidak dapat mengatakan bahwa suatu bentuk organisasi itu adalah lebih baik daripada bentuk organisasi yang lainnya, karena segala sesuatunya tergantung dari kondisi dan kemampuan anggota kelompok organisasi tersebut yang tentunya tidak akan sama bagi kelompok lainnya.

Sebuah Organisasi disusun berdasarkan tugas yang perlu  dilaksanakan dan bagaimana metode yang dipakai untuk menjalankan tugas itu. Biasanya tugas dilaksanakan dengan menyelenggarakan beberapa fungsi yang berhubungan dengan tugas itu, sedang fungsi ini dijalan kan dengan cara membagi-bagikannya kepada tugas yang terperinci lagi, dan seterusnya. Dalam wadah kegiatan (organisasi), setiap unsur yang terlibat harus mengetahui dengan jelas dan kewajiban, tanggung jawab, wewenang, hubungan kerja serta tata kerja organisasi.

Berdasarkan proses pengembangan organisasi, ada beberapa bentuk struktur organisasi yang umumnya dipilih atas dasar sifat dan lingkup aktivitas dalam organisasi, yaitu sebagai berikut :

1.      Organisasi garis (Line Organization)

2.      Organisasi fungsional (Functional Organization)

3.      Organisasi Divisional (Divisional Organization)

4.      Organisasi garis dan Staff (Line and Staff Organization)

5.      Organisasi panitia (Committee Organizaion)

Organisasi Garis

Ciri-ciri organisasi garis :

·           Bentuk organisasi sangat sederhana

·      Anggota organisasi mempunyai tugas pokok dan bertanggung jawab atas kegiatan yang secara langsung menghasilkan produk yang diminta oleh tugas pokok tadi

·      Pimpinan organisasi mengawasi semua fungsi yang diperlukan untuk menjalankan organisasi (seperti tugas perencanaan, pembagian tugas dan pengawasan)

·           Hubungan antara pimpinan dan anggota bersifat langsung

·      Lebih cocok untuk menjalankan aktivitas yang sifat dan tujuannya sederhana dengan volume kegiatan yang relatif kecil.

Keuntungan :

Ø Kesatuan komando tampak menonjol karena pimpinan terletak dalam satu tangan

Ø Pimpinan langsung berhubungan dengan anggota, sehingga koordinasi relatif mudah

Ø Pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat

Ø Pengawasan secara ketat terhadap kegiatan bawahan dapat dilaksanakan dengan mudah

Kerugian :

Ø Pelaksanaan seluruh aktivitas organisasi hanya tergantung pada satu orang yaitu pimpinan.

Ø Pimpinan mempunyai kewenangan mutlak sehingga cenderung bertindak otoriter

Ø Anggota Organisasi terutama para bawahan tidak punya kesempatan berkembang

Organisasi Fungsional

Ciri-ciri organisasi fungsional :

·      Fungsi/tugas dapat dibagi-bagi menjadi beberapa bagian di mana masing-masing bagian diberi kepercayaan untuk mengatur dan menjalankan fungsinya.

·      Kepala suatu bagian adalah orang yang ahli di bidangnya sehingga diharapkan efisiensi yang maksimal dari pelaksanaan tugas masing-masing

·      Masing-masing bagian mempunyai fungsi sebagai pelaksana sehingga bisa memiliki organisasi pelaksana pula

·      Bentuk organisasi  ini diterapkan untuk organisasi dengan sifat dan jumlah aktivitas yang lebih besar dan dapat dikembangkan sesuai dengan tumbuhnya usaha

Keuntungan :

Ø Tugas pimpinan menjadi lebih ringan karena sudah ada pembagian tugas sesuai bidang

Ø Karena tiap bidang dipimpin oleh orang yang ahli di bidangnya maka diharapkan efisiensi yang maksimal dari pelaksanaan tugas masing-masing

Ø Kemampuan dan spesialisasi anggota dapat dikembangkan karena difungsikan secara optimal.

Kerugian :

Ø Saluran hirarki yang harus dikuasai oleh seorang kepala bagian menjadi sangat banyak yang bisa melampaui kemampuannya

Ø Pimpinan tertinggi yang harus melakukan koordinasi, kurang memahami kegiatan secara terperinci dari masing-masing bagian

Pelaksanaan alih tugas sulit dilaksanakan tanpa melalui pendidikan 

Organisasi Divisional

Ciri-ciri Organisasi Divisional :

·      Bentuk organisasi ini dititikberatkan pada kemampuan penguasaan seseorang yang terbatas untuk memperhatikan sejumlah permasalahan sekaligus.

·      Tugas dibagi-bagi kepada beberapa kelompok pelaksanaaan yang umumnya serupa/identik.

·      Masalah keuangan yang rumit tetap dikuasai oleh pimpinan lewat divisi tersendiri

·      Masing-masing kelompok mendapatkan kekuasaan penuh sampai batas-batas tertentu untuk mengatur dan menjalankan tugasnya

Keuntungan :

Ø Tiap-tiap Divisi (Kelompok) akan menyelesaikan tugasnya dengan mudah dan cepat karena apa yang dikerjakan sesuai keahliannya dan telah diberi tanggung jawab penuh untuk mengatur dan menjalankan tugasnya.

Ø Mutasi antar divisi bisa dilaksanakan pada posisi jabatan sama atau meningkat

Kerugian :

Ø Hanya dapat diterapkan apabila tugas yang diselenggarakan bersifat umum dan serupa untuk semua bagian

Ø Pengembangan keahlian sukar dilaksanakan karena tugasnya sebuah keahlian saja

Organisasi Garis dan Staff (Line and Staff)

Ciri-ciri Organisasi Garis Staff :

·      Fungsi administrasi dan fungsi operasional dipisahkan secara tegas

·      Fungsi staf adalah bagian yang bertanggung jawab untuk membantu pimpinan tertinggi di dalam memimpin dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok organisasi.

·      Fungsi garis merupakan bagian yang bertanggungjawab terhadap kegiatan operasional dan secara berantai semua unsur pelaksana ini berhubungan garis hirarki dengan pimpinan tertinggi.

·      Secara anatomis dapat dikatakan bahwa fungsi staf merupakan otak organisasi, sedangkan fungsi garis merupakan bagian-bagian tubuh lainnya yang diperlukan untuk bekerja keras dan menghasilkan produk secara fisik.

Keuntungan :

Ø Pimpinan dibantu oleh staf ahli sesuai bidangnya masing-masing

Ø Terdapat pembagian tugas yang jelas antara pimpinan, staf dan pelaksana

Ø Kemampuan anggota dapat dikembangkan sesuai keahliannya

Kerugian :

Ø Sering timbul ketidakjelasan arus pemberian perintah dan pengarahan dari staf pimpinan

Ø Koordinasi dalam pelaksanaan dan pengawasan lebih kompleks

 Organisasi Panitia

Ciri-ciri Organisasi Panitia :

·      Jangka waktu pelaksanaan tugas/kegiatan relatif pendek

·      Volume kegiatan tertentu

·      Kepemimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan secara bersama/kolektif

·      Semua anggota panitia mempunyai tanggung jawab, wewenang dan hak yang sama

·      Para anggota dikelompokkan menurut bidang tugas yang akan dilaksanakan

Keuntungan :

Ø Kepemimpinan dilaksanakan dengan lancar

Ø Keputusan dapat diambil secara tepat

Ø Pembinaan kerjasama para anggota mudah dilaksanakan

Kerugian :

Ø Sulit menentukan penanggungjawab apabila terjadi hambatan

Ø Kemampuan para anggota kurang dapat berkembang